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こんにちは。コアコンサルティングの土田正憲です。

先ほど、支援先の美容室からスタッフミーティングの議事録がファックスで届きました。

この美容室、もう３年以上前からミーティングでは議事録をとり、スタッフがいつでも見られるになっています。

私はこの美容室から議事録をファックスで送ってもらいます。これに目を通せば、店長が今どのような意識をもち、どのようにスタッフに働きかけているのか、またスタッフについてもどのような意識で、何に取り組んでいるのかなど、サロンの状況をおおよそ把握することができます。このため、気になった点をメールや電話で確認し、すぐにアドバイスをすることができます。

もちろん、サロンのスタッフにとっても議事録は役立っています。ミーティングで何について話したか、そして何を決めたのかをいつでも確認することができますし、その実行を振り返ることもできます。

ミーティングや会議を開いて話し合っても、何らかの記録を残さなければ馬耳東風的にその場で話をして終わり！ということになりかねません。これではダメですよね。

議事録はいわばメモと同じです。しかし、普段は「メモをとれ」というものの、ミーティングや会議になると何も記録を残していない場合が多いものなのです。

もし、ミーティングや会議で議事録をとっていないのであれば、今後は議事録をとり、スタッフみんながいつでも見られるような状態にしておくことをおすすめします。これだけでも、ミーティングや会議で話し合ったことの実効性が高まってくるものです。

最後にミーティングの議事録をとる場合のポイントを一つ。

それは、その場で作ることです。

議事録は手書きで十分。もしミーティング中にホワイトボードに板書しているのであれば、それを写真撮影するだけでもOKです。以前、「きれいさ」を求めて、何日もかけてパソコンで打ち直す美容室がありました。議事録はそこまでしなくても結構、時間のムダです。何について話をし、何が決まったのかがわかればいいのですから手書きでも十分なのです。